PRIVACYVERKLARING

1. Wie zijn wij?
Flexela B.V.
Handelsdwarsstraat 7 6905 DJ te Zevenaar
KvK: 86630067
E-mail: support@flexela.nl

Flexela ontwikkelt en levert software voor werkbonnen, planning, calculatie en andere bedrijfsprocessen. In het kader van onze dienstverlening verwerken wij persoonsgegevens. Met deze verklaring informeren wij u over de verwerking van deze gegevens.

2. Welke gegevens verwerken wij?
Wij kunnen de volgende gegevens verwerken:

  • Voor- en achternaam

  • Bedrijfsnaam

  • Inloggegevens (gebruikersnaam, wachtwoord – wachtwoorden worden uitsluitend gehashed opgeslagen)

  • Contactgegevens (adres, e-mail, telefoonnummer)

  • Gegevens die u invoert in de software (bijv. werkbonnen, planning, documenten, calculaties, facturen, inkoopgegevens)

  • Technische gegevens (IP-adres, apparaatgegevens, gebruiksstatistieken)

3. Doeleinden van de verwerking
Uw gegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

  • Het aanbieden en onderhouden van onze software en diensten

  • Het mogelijk maken van login en synchronisatie van gegevens

  • Klantenservice en technische ondersteuning

  • Facturatie en administratie

  • Verbetering van onze software en beveiliging

  • Naleving van wettelijke verplichtingen (zoals fiscale bewaarplicht)

4. Opslag en verwerking via Apple iCloud (CloudKit)
Onze software maakt gebruik van Apple iCloud (CloudKit) voor het opslaan en synchroniseren van gegevens.
Dit betekent dat uw bedrijfs- en gebruikersgegevens veilig worden bewaard op de servers van Apple.

  • Apple treedt hierbij op als verwerker: zij beheren de infrastructuur, maar hebben geen toegang tot de inhoud van uw gegevens.

  • Alle gegevens worden end-to-end versleuteld verstuurd en opgeslagen.

  • Afhankelijk van Apple's infrastructuur kunnen gegevens worden opgeslagen binnen de Europese Economische Ruimte (EER) of in de Verenigde Staten. Apple hanteert hiervoor passende waarborgen conform de AVG, waaronder Standard Contractual Clauses (SCC's).

5. Rechtsgrond voor verwerking
Wij verwerken persoonsgegevens op basis van:

  • Uitvoering van de overeenkomst (bijv. login, gebruik software)

  • Toestemming van de gebruiker (bijv. opt-ins voor communicatie)

  • Wettelijke verplichting (bijv. fiscale bewaarplicht)

  • Gerechtvaardigd belang (bijv. softwarebeveiliging, productverbetering)

6. Bewaartermijnen

  • Gebruikers- en bedrijfsgegevens: zolang het account actief is

  • Factuur- en administratiegegevens: 7 jaar (wettelijke verplichting)

  • Inactieve accounts: na 24 maanden verwijderd

7. Delen met derden
Wij delen gegevens alleen met derden indien dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, bijvoorbeeld:

  • Apple (iCloud/CloudKit) voor opslag en synchronisatie

  • Hosting- en IT-dienstverleners

  • Betaaldienstverleners (voor facturatie en abonnementen)

Met deze partijen zijn verwerkersovereenkomsten afgesloten waarin afspraken zijn gemaakt over beveiliging en vertrouwelijkheid.

8. Beveiliging van gegevens
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of ongeautoriseerde toegang, waaronder:

  • Encryptie van dataverkeer (SSL/TLS)

  • Versleutelde opslag in iCloud

  • Gehashte wachtwoorden (nooit in leesbare vorm opgeslagen)

  • Beperkte toegang tot gegevens (alleen bevoegde medewerkers)

9. Rechten van betrokkenen
U heeft de volgende rechten:

  • Recht op inzage, correctie en verwijdering van uw gegevens

  • Recht op dataportabiliteit (export van uw gegevens)

  • Recht om toestemming in te trekken

  • Recht om bezwaar te maken tegen verwerking

  • Recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

U kunt een verzoek indienen via support@flexela.nl.

10. Wijzigingen
Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar via onze website.